Ukázka realizace: fotokoutek na firemním večírku v Praze

Jak vypadá fotokoutek na firemním večírku v praxi? Ne na produktových fotkách, ale od prvního e-mailu až po poslední vytištěnou fotku. Pro organizátora, který fotokoutek objednává poprvé, je užitečné vidět celý proces krok za krokem. Tady je modelová realizace sestavená podle toho, jak podobné akce v Praze obvykle probíhají.

Představme si středně velkou pražskou firmu. Kolem sto dvaceti zaměstnanců, vánoční večírek v pronajatém sále v centru, program od šesti večer do půlnoci. Organizátorka z personálního oddělení má na starosti všechno od místa po zábavu a chce, aby se lidé bavili a zároveň aby vznikly fotky pro interní komunikaci. Jak takový projekt probíhá?

Poptávka: šest týdnů předem

Organizátorka pošle poptávku zhruba šest týdnů před akcí. Uvede datum, místo, počet hostů, délku programu a to, že chce fotky s logem firmy. Dodavatel odpoví s nabídkou, ve které je délka provozu, neomezený tisk, obsluha, rekvizity, pozadí, grafika s logem a online galerie.

V nabídce je i dotaz na technické zázemí. Kde bude fotokoutek stát, jak daleko je zásuvka, jaký je přístup do sálu a kde se dá zaparkovat na vyložení. Organizátorka odpovědi zjistí od provozovatele sálu a pošle je dodavateli.

Grafika: dva týdny předem

Dodavatel připraví návrh grafiky. Lišta dole s logem firmy, názvem akce a datem, barvy podle firemní identity. Organizátorka návrh pošle marketingu ke schválení. Marketing chce drobnou úpravu barvy. Dodavatel ji upraví a grafika je hotová.

Zároveň se domlouvá výběr rekvizit. Protože jde o vánoční večírek, dodavatel doplní základní sadu o santovské čepice, sobí parohy, šály a vánoční cedule. Organizátorka přidá dvě cedule s interními vtipy, kterým rozumí všichni ve firmě.

Informace pro zaměstnance

V pozvánce na večírek je zmínka o fotokoutku a o tom, že fotky se objeví v interní galerii a vybrané v newsletteru. Kdo nechce být na fotkách v newsletteru, může dát vědět. Tohle je jednoduché řešení otázky souhlasu s použitím fotek.

Den akce: příjezd a stavba

Dodavatel přijíždí dvě hodiny před začátkem. Vyloží techniku, postaví fotokoutek na domluveném místě u vstupu do sálu, zapojí osvětlení a tiskárnu, rozloží rekvizity a vyzkouší, že všechno funguje. Udělá zkušební fotku, zkontroluje grafiku a tisk. Hodinu před příchodem hostů je připraveno.

Čas	Co se děje
16:00	Příjezd dodavatele, vykládka, stavba
17:00	Zkušební provoz, kontrola tisku a grafiky
18:00	Příchod hostů, welcome drink
18:45	Proslov vedení
19:00	Večeře
20:00	Spuštění fotokoutku po večeři
20:00–23:00	Provoz fotokoutku s obsluhou
23:00	Ukončení, bourání

Provoz: tři hodiny zábavy

Po večeři se fotokoutek spustí. První přicházejí nejodvážnější kolegové, obvykle obchodníci nebo IT. Obsluha je pozve, podá rekvizity, poradí, kam se postavit. První fotky vyjedou z tiskárny a začnou kolovat po stolech. Lidé se smějí a přicházejí další.

Kolem deváté se u fotokoutku tvoří malá fronta. Díky rychlému tisku se ale rychle posouvá. Kolegové se fotí po odděleních, pak napříč, pak se šéfem. Obsluha průběžně rovná rekvizity a doplňuje papír. Každá fotka se zároveň ukládá do online galerie.

Moderátor večera v jednu chvíli upozorní na fotokoutek a pozve k němu ty, kdo ještě nebyli. Přijdou i tišší kolegové, kteří by jinak zůstali u stolu.

Po akci: galerie a newsletter

Druhý den má organizátorka odkaz na online galerii se všemi fotkami. Vybere ty nejlepší do firemního newsletteru a zbytek sdílí na intranetu. Kolegové si fotky stahují, posílají rodině a několik jich skončí na nástěnce v kuchyňce.

Za pár týdnů se fotky objeví i v prezentaci na výroční poradě. Úvodní slide s usmívajícím se týmem je lepší začátek než graf s tržbami.

Co by se mohlo pokazit a jak tomu předejít

I u dobře připravené akce se může něco nepovést. Zásuvka u zdi přestane fungovat, protože na stejný okruh catering zapojí ohřívače. Grafika se na poslední chvíli změní, protože vedení chce jiný název akce. Rekvizity s vánočním motivem zmizí během první hodiny, protože si je hosté odnesou ke stolům.

Zkušený dodavatel na tyhle situace myslí. Má prodlužovačku na jiný okruh, grafiku umí upravit na místě a náhradní rekvizity v krabici pod stolem. Organizátorka se o nich nemusí ani dozvědět.

Co se z takové realizace dá naučit

Klíčem k hladkému průběhu je příprava. Včasná poptávka, jasné informace o místě, schválená grafika a informovaní zaměstnanci. V den akce pak organizátor nemusí nic řešit a může se věnovat hostům.

Pomáhá i krátké vyhodnocení. Co fungovalo, co by příště mohlo být jinak, kolik fotek vzniklo. Příští rok pak organizace půjde ještě snáz.

Skutečné fotky z akcí

Pokud chcete vidět, jak vypadají fotky ze skutečných akcí, FunBox má na webu galerii realizací. Každá ukázka realizace fotokoutku na firemní akci tam ukazuje skutečné snímky, a najdete tam i fotky ze svateb a dalších oslav. Pro firemní akce pak mají samostatnou stránku, kde je popsaný fotokoutek na firemní večírek včetně toho, co všechno služba obsahuje.

Na závěr

Fotokoutek na firemním večírku není složitý projekt. Ale jako každá část akce potřebuje přípravu a dobrou komunikaci. Když ji zvládnete, výsledkem je večer, na který kolegové vzpomínají, a fotky, které vám vydrží na celý rok.