Kdy služební auto přestává být služební a jak tomu zabránit

Zneužívání služebních vozů k osobním jízdám nejlépe zastavíte kombinací jasných písemných pravidel, poctivě vedené knihy jízd, přiměřené kontroly a důsledného řešení prohřešků. Pokud firma soukromé jízdy dovolí, musí to mít ošetřené smluvně i daňově. Problém často vzniká ne ze zlé vůle, ale proto, že nikdo zaměstnancům jasně neřekl, co se smí a co ne.

Postup níže je určen hlavně menším firmám a OSVČ se zaměstnanci, kde se pravidla pro auta často řeší až ve chvíli, kdy je problém.

Krok 1: rozhodněte, co firma připouští

Nejdřív si ujasněte, zda soukromé jízdy úplně zakazujete, nebo je za určitých podmínek povolíte. Obě cesty jsou legitimní. Zákaz je jednodušší na evidenci, povolení může být pro zaměstnance benefitem a usnadnit práci tam, kde auto parkuje doma.

Pokud soukromé použití povolíte, vzniká zaměstnanci nepeněžní příjem, který se daní a ze kterého se odvádí pojistné. Výše se počítá ze vstupní ceny vozu podle aktuálních pravidel zákona o daních z příjmů. Podmínky se v minulosti měnily, proto si je ověřte s účetní nebo daňovým poradcem.

Jiná možnost je, že zaměstnanec soukromé kilometry firmě uhradí.

Krok 2: sepište pravidla do směrnice a smlouvy

Pravidla patří do vnitřní směrnice nebo do dohody o užívání vozidla, kterou zaměstnanec podepíše. Měla by odpovídat na tyto otázky: kdo smí auto řídit, zda smí auto parkovat doma, jestli smí vézt rodinu, jak se tankuje a jak se vede evidence jízd.

Uveďte také, co se stane při porušení pravidel a kdo nese náklady při nehodě nebo pokutě. Jasná formulace předchází sporům a zaměstnanci dává jistotu, že se mu nic nepřisoudí zpětně.

Pravidla mají smysl jen tehdy, když je zaměstnanci znají. Proberte je osobně při předání vozu a odpovězte na dotazy.

Krok 3: zaveďte poctivou knihu jízd

Kniha jízd je základ evidence. Má obsahovat datum, účel, trasu, počet kilometrů a stav tachometru. Kromě kontroly zneužívání ji potřebujete i pro účetnictví a daňové uznání nákladů na provoz vozu.

Elektronická kniha jízd napojená na GPS jednotku ve voze ušetří práci a snižuje prostor pro nepřesnosti. Papírová evidence funguje také, jen ji musí někdo pravidelně kontrolovat. Kontrolu tankování a kilometrů provádějte aspoň jednou měsíčně.

Krok 4: kontrolujte přiměřeně a v souladu se zákonem

Sledování polohy vozidla je běžné, ale zasahuje do soukromí zaměstnance. Zákoník práce omezuje kontrolu zaměstnanců a ochrana osobních údajů vyžaduje, aby bylo sledování přiměřené a zaměstnanci o něm předem věděli.

V praxi to znamená informovat zaměstnance písemně o tom, že vozidlo je vybaveno sledovacím zařízením, k čemu se data používají a kdo k nim má přístup. Pokud jsou povoleny soukromé jízdy, zařízení by mělo umět rozlišit soukromý režim, ve kterém se poloha neeviduje podrobně.

V nejasných případech se poraďte s právníkem nebo pověřencem pro ochranu osobních údajů.

U elektromobilů a hybridů se podobně hlídají nabíjecí karty a nabíjení doma. Pravidla pro proplácení elektřiny je dobré sepsat stejně pečlivě jako pro palivo.

Krok 5: hlídejte palivo a karty

Tankovací karty usnadňují administrativu, ale bez kontroly se dají zneužít. Nastavte limit na množství a druh paliva a kontrolujte, zda tankování odpovídá ujetým kilometrům a spotřebě vozu.

Podezřelé jsou nákupy mimo pracovní dobu, v místech, kudy zaměstnanec služebně nejezdí, nebo tankování většího množství, než se vejde do nádrže. Takové nesrovnalosti řešte hned, ne po roce.

Krok 6: řešte porušení férově a důsledně

Když zjistíte, že zaměstnanec auto zneužil, promluvte si s ním a vyslechněte jeho vysvětlení. Někdy jde o nedorozumění nebo nejasnou formulaci pravidel. Jindy jde o opakované porušení.

Podle závažnosti můžete požadovat úhradu nákladů na soukromé jízdy, upozornit písemně na porušení povinností nebo v krajním případě přistoupit k ukončení pracovního poměru. Každý krok by měl odpovídat zákoníku práce. Vedení důkladné evidence vám pak v případném sporu pomůže.

Důslednost je důležitá. Pokud jednou přimhouříte oko, ostatní to rychle zjistí.

Proč se vyplatí prevence a otevřenost

Zaměstnanci, kteří pravidla znají a rozumějí jim, je porušují méně. Pomáhá vysvětlit, proč firma pravidla má: náklady, pojištění, daňová pravidla a odpovědnost při nehodě. Pokud je auto pro práci nutné i mimo běžnou pracovní dobu, zvažte, jestli není výhodnější soukromé použití povolit a férově zdanit.

Pravidelně kontrolujte, jestli směrnice odpovídá aktuální situaci, a upravujte ji při změně vozového parku nebo legislativy.

Můj tip: Doporučila bych zavést jednoduché pravidlo pro předávání vozu na konci měsíce: fotka tachometru a stavu nádrže zaslaná odpovědné osobě. Zabere minutu a nesrovnalosti se objeví hned, ne až při roční uzávěrce.

Zdroje

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Finanční správa ČR